Versie 2019-11-10
Energiecoöperatie Heumen U.A. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Energiecoöperatie Heumen acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) stelt.
Persoonsgegevens die wij verwerken
- Tenaamstelling: voornaam, achternaam, tussenvoegsel.
- Geslacht, geboortedatum, geboorteplaats.
In geval van minderjarige relaties, leggen we ook altijd de gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger vast. - Contactgegevens: straat, postcode, woonplaats, land, provincie, e-mailadressen, telefoonnummers, webadressen.
- Bankgegevens: IBAN, BIC, tenaamstelling rekening, plaats rekening.
- Inloggegevens: gebruikersnaam, wachtwoord en gebruiker identificatienummer (webportaal voor leden is momenteel nog niet actief).
- Online identificatiegegevens: IP-adres, geo-locatie, gebruikte browser en besturingssysteem.
- Het opvragen van persoonsgegevens middels aanwezige (online) formulieren.
- Indien noodzakelijk: Energie aansluitgegevens, en energieleverancier.
- Participaties en/of deelnemingen in opwekprojecten.
- Gerealiseerde opbrengsten per participatie.
We onderscheiden een viertal categorieën betrokkenen van wie we persoonsgegevens verwerken:
- Belangstellenden, leden, donateurs, vrijwilligers, klanten, leveranciers en andere relaties van de organisatie.
- Participanten in opwekprojecten.
- Contacten bij publieke instanties, zusterorganisaties, concurrenten, relaties die zich hebben aangemeld voor een nieuwsbrief en relaties die een formulier hebben ingevuld.
- Personen die de coöperatie wil werven als directe betrokkene van de organisatie en personen met een historisch verband met de organisatie zoals oud-leden, overledenen, oud-personeelsleden, oud-vrijwilligers, voormalige klanten en voormalige leveranciers.
Contactmomenten die we vastleggen:
Wanneer je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail, bewaren we deze contactinformatie bij je persoonsgegevens. Op deze manier kunnen we je op een later moment beter van dienst zijn.
Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens met de volgende doelen:
- Aangaan van een lidmaatschaps- of donateursovereenkomst met relaties.
- Aangaan van een overeenkomst met relaties voor financiële participatie in een project.
- Samenwerken aan activiteiten en in een van de samenwerkingsverbanden (het bestuur, werk- of klankbordgroepen) van de coöperatie.
- Het informeren van belangstellende relaties over de projectontwikkelingen en activiteiten van de coöperatie.
- Het contact onderhouden en samenwerken met organisaties en personen ten bate van onze activiteiten en de ontwikkeling van projecten.
Waar worden persoonsgegevens opgeslagen
Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken we met verschillende applicaties. Om je privacy te waarborgen, zijn deze applicaties aan strenge regels gebonden. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor de gegevens die buiten de EU worden verzonden, werken we uitsluitend met partijen die volgens de Europese regels voldoende bescherming bieden. Voor een aantal landen is dit vastgesteld, bijvoorbeeld voor Amerikaanse partijen die onder het ‘Privacy Shield’ vallen.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Ben je lid (geweest) van onze coöperatie of participant in een van onze projecten? Dan bewaren we je gegevens tot 7 jaar na de laatste financiële transactie (bv. betaling lidmaatschap, uitkering rendement). Gegevens van overledenen bewaren we tot eventuele participaties zijn overgedragen dan wel tot 7 jaar na de laatste transactie. Dit is van belang voor onze financiële verantwoording.
Ben je belangstellende van onze coöperatie (bv. geabonneerd op onze nieuwsbrief), dan verwijderen we je persoonsgegevens direct na afmelding uit ons systeem.
De persoonsgegevens van overige relaties verwijderen we na afmelding (bv. voor de nieuwsbrief) of op verzoek uit ons systeem, tenzij met deze relatie in de afgelopen 7 jaar nog een financiële transactie heeft plaatsgevonden.
Verstrekking aan derden
Je gegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt.
Met samenwerkende organisaties die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Energiecoöperatie Heumen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Wij houden statistieken bij op onze website, waarbij we geen individuele gegevens kunnen inzien. Wij doen dit echter alleen voor zover dat noodzakelijk is voor in deze verklaring genoemde doelen.
Inzage en wijzigen van je gegevens
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten wijzigen of een verzoek in te dienen om een overzicht te ontvangen van alle aan jou gerelateerde gegevens die wij hebben geregistreerd. Voor vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) je persoonsgegevens kun je te allen tijde contact met ons opnemen.
Aanmelden nieuwsbrief
Als je op de hoogte wilt blijven van de projecten en activiteiten van onze coöperatie, kun je je inschrijven voor de Energiecoöperatie Heumen nieuwsbrief. We registreren dan je naam en e-mailadres om je verzoek uit te voeren. We bewaren je gegevens totdat je je weer afmeldt voor de nieuwsbrief. Bij iedere nieuwsbrief die je ontvangt zit een mogelijkheid om je weer af te melden.
Website
Via formulieren op onze website kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief, activiteiten (zoals Algemene Ledenvergaderingen) en andere bijeenkomsten. De gegevens die je met ons deelt via deze formulieren, bewaren we in onze administratie, met inachtneming van eerde genoemde bewaartermijnen.
Vragen of opmerkingen
Voor vragen of opmerkingen over ons privacybeleid kun je contact met ons opnemen.